המפתח לשבוע יעיל ומוצלח
בואו נדבר קצת על זמן.
זמן הוא אחד המשאבים הכי חשובים שיש לנו וכולנו מקבלים מנה שווה ממנו כל יום.
אם כך, למה אנחנו מרגישים במרוץ תמידי נגד הזמן?
בחיים של כל אחד מאיתנו אנחנו לובשים מספר כובעים, שלכל כובע יש תפקיד חשוב. אצלי למשל יש את תפקיד האמא, הבת זוג, החברה, הבת, השכנה וגם הקולגה בעבודה.
כל תפקיד כזה מייצר המון דברים שצריך לעשות…
דברים שצריך לבשל, ודברים שצריך להשקות.
דברים שצריך לנקות, ודברים שצריך לשטוף.
דברים שצריך לכבס, ודברים שצריך קפל, ולערום, ולשים במקום.
דברים שצריך לשלם, ודברים שצריך לקנות.
דברים שצריך להדפיס, ודברים שצריך לסרוק.
דברים שצריך לארגן, ודברים שצריך לתקן.
דברים שצריך לדבר עליהם, ודברים שצריך לקבל פשוט כמו שהם.
דברים שצריך להרים, ודברים שצריך לסדר.
דברים שצריך לקרוא, ודברים שצריך כתוב.
דברים שגורמים לי לצחוק, ודברים שצריך להחליף (חיתולים בשפע) ולזרוק.
כל תפקיד גם בא באינטראקציה עם אנשים שונים..
כאלה שאני רוצה לחבק וכאלה שאני רוצה גם לנשק.
כאלה שמעוררים בי חיבה, וכאלה שאני רוצה לעטוף באהבה.
כאלה שאני מגנה עליהם, וכאלה שמגנים עלי.
כאלה שאני פוגשת המון, וכאלה שאני פוגשת מעט.
כאלה שתמיד כיף לראות, וגם כאלה שפחות.
וזו כמובן רק רשימה חלקית שיכולה להמשיך עוד ועוד עוד.
הנקודה היא, שהמשימות והמטלות והאנשים בחיים שלנו, דורשים מאיתנו זמן ומשאבים, ובלי ניהול נכון של הזמן שלנו, אנחנו יכולים בקלות למצוא את עצמנו סובלים מתחושת החמצה ולהרגיש אבודים ומתוסכלים.
לנהל זמן בצורה נכונה ואפקטיבית היא מיומנות שאני מנסה לשפר כל הזמן, ואני חושבת שזו אחת מההתמודדויות בחיים שבאמת כולנו שותפים לה. הרי תכנון קדימה מייצר וודאות מסוימת שיכולה להקל על הרגשת העומס והלחץ, והאין זה מה שכולנו רוצים?
היום אני רוצה לשתף בכמה טיפים לתכנון השבוע שיעזרו לנו להפוך את החיים המטורפים שלנו, לקצת יותר יעילים, מאוזנים ושפויים.
פנו זמן כדי לנהל את הזמן.
בחרו יום בו תקבעו פגישה עם עצמכם כדי לתכנן את השבוע הקרוב, והכי חשוב- תגיעו לפגישה הזאת.
נסו לקבוע אותה בצורה מחזורית ככה שהיא תהיה באותו יום ובאותה שעה בכל שבוע, מכיוון שזה יעזור ליצור הרגל.
היום המועדף עלי הוא יום שישי. יום שישי נוטה להיות יום טוב לתכנן את השבוע הבא שלי מכיוון שהוא סוג של יום שבו אני “מתאפסת על החיים“, אבל זה מאוד אינדיבידואלי ויכול להיות בכל יום אחר בשבוע עבור כל אחד.
טיפ – נסו להימנע מלחצים מיותרים כשאתם באים לתכנן את השבוע הבא שלכם. תלבשו בגדים נוחים, תדליקו מוזיקת רקע שאתם אוהבים, פנקו את עצמכם בכוס קפה ותפתחו את היומן שלכם.
סכמו את השבוע שהיה.
כמו ששגרת בוקר מוצלחת מתחילה כבר בלילה שלפני, כך גם תכנון שבוע מוצלח מתחיל מסיכום השבוע שהיה. הקדישו כמה דקות לשקף את השבוע שעבר עליכם וענו על השאלות הבאות:
- ממה הייתי מרוצה? מה שימח אותי? על מה אני גאה בעצמי? במה הצלחתי?
- מה אני רוצה לשמר מהשבוע הזה ולהמשיך לעשות גם בשבוע הבא?
- מה פחות עבד? מה השתבש ולא הלך כמתוכנן?
- איזה דברים אפשר לעשות כדי לשפר את המצב בשבוע הבא?
הכניסו ליומן את כל העוגנים שלכם.
התחילו לתכנן איך יראה השבוע שלכם בכתיבת כל הפגישות שאתם יודעים שיש לכם השבוע, את האירועים המיוחדים, התורים שנקבעו, האימונים בחדר כושר, טיולים מתוכננים, ודברים קבועים כמו הדייט השבועי וארוחת שישי.
זה גם הזמן להכניס את העוגנים שיכולים להשתנות במהלך השבוע, כמו מי מוציא את הילד מהגן בימים מסויימים, או פגישות עם חברים שעוד צריך לוודא שמתקיימות.
טיפ – את העוגנים המשתנים אפשר לכתוב על וושי טייפ ככה שאפשר יהיה להזיז אותם בקלות.
תכתבו את כל המשימות שלכם במקום אחד.
זה הזמן להוציא מהראש את כל הדברים שאמרתם שתזכרו לעשות ומסתובבים לכל בראש ולא נותנים לכם מנוחה. תשתמשו ברשימה הזאת כדי להיזכר בהם ורשמו אותם. רשמו הכל. גם את המשימות השבועיות הקבועות כמו נקיונות, בישולים, תשלום חשבונות, וקניות.
תסתכלו על השבועיים האחרונים – האם יש משימות פתוחות או התחייבויות קודמות ששכחתם? רשמו גם אותם.
תסתכלו על 4 השבועות הבאים – האם יש אירועים קרובים שמצריכים התארגנות מראש?
אם אתם משתמשים באפליקציה בטלפון כדי לכתוב תזכורות (אני למשל משתמשת ב-google keep), תבדקו אותה, ותגזרו ממנה משימות נוספות שאולי שכחתם.
טיפ – אם אתם מרגישים שנוח לכם יותר להשתמש באפליקציות בשביל לשמור את המשימות שלכם, אני ממליצה לכם להתנסות ב- Todolist, ופשוט לכתוב כל משימה בה אתם נזכרים במהלך השבוע ב-inbox.
טיפ – אל תקבעו תאריכי יעד למשימות שאין להם באמת דד-ליין אמיתי כדי לא ליצור עומס ולחץ מיותר.
תרשמו ביומן רק את המשימות שצריכות להתבצע השבוע.
כעת, כשהכל מרוכז במקום אחד, תעברו על הרשימה ותחליטו מה המשימות שצריכות להתבצע השבוע וכתבו רק אותן ביומן. אם מדובר במשימה מתמשכת, הכניסו רק את החלק שאותו תוכלו לסיים השבוע.
טיפ – את שאר המשימות שלא תועדפו לביצוע השבוע, תמיינו לפי קטגוריות, כך תהפכו את ים המשימות שיש לכם לעשות מבלאגן שאתם לא יודעים איך להתמודד איתו ולא רוצים להסתכל עליו למשהו מאורגן ונגיש. אתם יכולים לחלק את המשימות לקטגוריות כמו “דברים לעשות בבית”, “שיחות טלפון לבצע”, “סידורים מחוץ לבית”, “משימות במחשב” וכו’. היתרון הנוסף בסידור המשימות באופן הזה הוא שאם לדוגמא יצאתם לסידורים בעיר, תוכלו לפתוח את רשימת ה”סידורים מחוץ לבית” ולראות אם יש משימה נוספת ברשימה שתוכלו לבצע ולסמן עליה V גדול ומספק 😎
תעדכנו את רשימת המשימות שלכם.
תעדכנו את ה-inbox שלכם ואת שאר הרשימות שיצרתם. הרבה משימות עוברות כל שבוע לבחינה מחודשת אם הן צריכות להתבצע בשבוע הקרוב או לא, אבל יש גם משימות שעשינו בלי לשים לב בכלל.
תעברו על הרשימות שלכם, עדכנו אותן, ומחקו משימות שכבר ביצעתם או שהפכו ללא רלוונטיות.
טיפ – אם אתם שמים לב למשימה שאתם יכולים לבצע בפחות מ2 דקות, תעשו אותה מיד. ככה תחסכו גרירה של משימות קטנות ומעצבנות שיטרידו אתכם סתם.
טיפ – שימו לב למשימות שנמצאות ברשימה שלכם כבר הרבה מאוד זמן ושאתם דוחים שוב ושוב ושוב.
תבדקו אם מדובר במשימה שהיא מורכבת מדי להבנה ותנסו לפשט אותה כדי שתוכלו לקדם אותה.
תזהו אם מדובר במשימה שמישהו אחר צריך לטפל בה כי אתם לא הבנאדם המתאים לכך ולכן אולי זה הזמן להאציל סמכויות.
וודאו שהשבוע מכיל משימות שמקדמות את המטרות והפרוייקטים שלכם.
לכולנו יש אותם. זה לא משנה אם מדובר במשהו ארוך טווח או קצר. פרקו כל מטרה ופרוייקט למשימות הכי קטנות וברורות שאפשר ותפנו זמן בשביל לעבוד לפחות על משימה אחת כל שבוע. רק כך תתקדמו אל היעד שהצבתם לעצמכם.
תפנו זמן לדברים שאתם נהנים לעשות ולחוויות.
תשריינו זמן לדברים שאתם אוהבים- אם זה לכתוב פוסט בבלוג, ללמוד משהו חדש, לצייר, או לצאת לטיול עם המצלמה ולצלם. תבדקו גם את רשימת המקומות שאתם רוצים לבקר והאטרקציות שאתם רוצים לנסות, ותראו אם יש לכם הזדמנות לעשות משהו מהם השבוע.
טיפ אחרון – תהיו ראלים בנוגע לזמן שלכם, אל תעמיסו על עצמכם סתם, ותנסו להשאיר מרווחים בין המשימות שלכם. זה יאפשר יכולת תמרון במיוחד בשביל אותם מקרים כשהחיים זורקים עלינו דברים בלתי צפויים.
שיהיה לכולנו שבוע מוצלח, יעיל וכיפי!
